Financiële processen in Business Central onderbrengen: 5 redenen

Sommige fashion- en retailbedrijven vragen zich af waarom ze de financiële processen zouden onderbrengen in Business Central. Vaak maakt men al gebruik van een boekhoudpakket zoals bijvoorbeeld Exact Online, Twinfield of AFAS. De logistieke- of retailprocessen worden in andere applicaties ondergebracht. Bij een ERP implementatie is het echter van groot belang een duidelijke visie te hebben ten aanzien van het wel of niet onderbrengen van bepaalde processen in een softwarepakket. Vaak zien we bij ERP selecties onvoldoende aandacht voor de voordelen van geïntegreerde financiële processen in het ERP en is men, vaak onterecht, bang dat hierdoor de complexiteit of kosten toenemen van de ERP implementatie. Soms is er simpelweg sprake van weerstand tegen verandering: waarom veranderen wat we nu doen?

De voordelen van geïntegreerde financiële- en logistieke processen worden vaak over het hoofd gezien of helemaal niet benoemd. Deze kunnen wel een grote bijdrage leveren aan een goed gestroomlijnde, efficiënte organisatie. In dit artikel noemen we 5 belangrijke redenen waarom fashion- en retailorganisaties zouden moeten kiezen voor de integratie van zowel de financiële als logistieke processen in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Gestroomlijnde bedrijfsprocessen

Het integreren van financiële processen in Business Central zorgt voor de 100% aansluiting tussen finance en logistiek. Dit betekent dat al uw bedrijfsactiviteiten, van voorraadbeheer tot verkoop tot financiën, kunnen worden beheerd vanuit één platform waardoor u één enkele bron van informatie krijgt voor specifieke gegevens of informatie. Zo wordt stamdata (klanten, leveranciers, artikelen, etc.) bij een geïntegreerd ERP altijd op één centrale plaats vastgelegd en onderhouden. Dit betekent dat u altijd één waarheid hebt, iets dat kosten- en tijdbesparend werkt. Dezelfde data op meerdere plekken vasthouden betekent uiteraard meerdere keren werk. Dit goed op orde hebben vereenvoudigt niet alleen de bedrijfsvoering, maar verbetert ook het inzicht in alle data (en boekingsgangen!), de efficiëntie en productiviteit.

We geven een voorbeeld. Stel, u verkoopt als fashionbedrijf schoenen. Binnen uw ERP pakket wordt uw voorraad en verkoop bijgehouden. Als de voorraad van een bepaald artikel onder een minimale waarde komt, wordt er een inkooporder bij uw leverancier geplaatst, u ontvangt even later deze goederen, en u ontvangt een factuur. Business Central checkt automatisch of uw inkooporder overeenkomt met uw ontvangst en factuur en boekt dit, indien dit klopt, door naar de juiste grootboekrekeningen. Uw voorraad is bijgewerkt, het bedrag op de voorraadrekening op de balans is juist en tegelijkertijd kunt u de verkoop van het desbetreffende artikel volgen. Als de betreffende schoen bijna uitverkocht is, kan het systeem weer een bestelling plaatsen bij de leverancier. Voilà: een soepele bedrijfsvoering, nauwelijks handmatig werk en geen fouten. U hoeft alleen te sturen op de uitzonderingen.

Kosten en omzet op het juiste moment boeken

Het boekhoudkundig correct nemen van kosten en opbrengsten is van groot belang om een nauwkeurig en waarheidsgetrouw beeld van de financiële situatie van een bedrijf te verkrijgen en daadwerkelijk behaalde marges te monitoren. Het verkeerd boeken van kosten en opbrengsten in de tijd kan leiden tot vertekende financiële resultaten en misleidende informatie voor zowel interne als externe stakeholders, denk bijvoorbeeld aan:

• Over- of onderwaardering van voorraden: Als kosten niet op het juiste moment worden geboekt, kan dit leiden tot een onjuiste waardering van de voorraden. Dit kan invloed hebben op de kosten van verkochte goederen en daarmee op de brutomarge.
• Onnauwkeurige winstberekening: Als kosten van verkochte goederen niet op de juiste wijze worden toegerekend aan de opbrengsten, kan de nettowinst van het bedrijf onjuist worden berekend, wat gevolgen heeft voor de belastingverplichtingen en de beoordeling van de financiële prestaties.
• Onnauwkeurige analyse: Het analyseren van de winstgevendheid en efficiëntie van een bedrijf wordt bemoeilijkt als kosten niet correct worden toegewezen aan de verkoopperiode. Dit kan leiden tot verkeerde conclusies bij het evalueren van bedrijfsprestaties.

Bij veel organisaties zien we dat dit lang niet altijd op orde is en zien we bijvoorbeeld vaak dat fashion- en retailbedrijven verschillen in de boekhouding hebben, de administratie niet sluitend krijgen of lastige gesprekken hebben met de accountant. Wat hier misgaat is dat de Cost of Goods Sold op het verkeerde moment wordt geboekt door gesplitste systemen. Voor de accountant is dit echter van groot belang, het correct boekhoudkundig timen van kosten en omzet van is namelijk een boekhoud principe waar u als bedrijf aan geacht wordt te voldoen.

Realtime toegang tot financiële gegevens

Met financiële processen geïntegreerd in Business Central, heeft u realtime toegang tot uw financiële gegevens en kan er dieper geanalyseerd worden door middel van allerlei dwarsdoorsnedes in de data. Stel, u merkt dat kosten stijgen, dan wilt u wel kunnen analyseren op: waar zit het dan precies? Waar doet het pijn als kosten stijgen? Welke artikel categorieën? Zijn het specifieke artikelen waar het om gaat? Welke merken? Van welke leveranciers? Welke transporten? Oftewel: waar maak ik geen marge meer, waarom niet en wat kan ik eraan doen?

Bij gesplitste systemen blijft veel onzichtbaar, en dus kunnen er geen goede beslissingen worden gemaakt. Wat er namelijk gebeurt, is dat enkel wordt geboekt: Omzet en Kostprijs Verkoop. Oftewel: er zit geen relatie meer tussen de indirecte kosten en de specifieke kostprijs van een item. Het hebben van deze informatie (waarbij deze relatie er wél is) maakt betere besluitvorming en strategische planning mogelijk.

Efficïentie

Verouderde of niet-efficiënte financiële processen kunnen kostbaar zijn. Automatisering via een geïntegreerde oplossing kan processen versnellen en boekhoudkosten verlagen. Zo zien we dat financiële processen onvoldoende efficiënt worden ingericht waardoor er hierdoor veel handmatig werk wordt verricht. Daardoor hebben veel organisaties relatief veel FTE op finance zitten die onnodig handmatige werkzaamheden zitten te doen en kan de financial niet de rol pakken die hij/zij zou moeten pakken: het zijn van een strategisch Business Partner die door middel van data-analyse proactief de business adviseert over strategische beslissingen.

In het kader van kostenefficiëntie speelt ook mee dat een losstaand logistiek pakket met een losstaand boekhoudpakket twee keer licentiekosten met zich meebrengt. Bij de licentie van Business Central zit finance namelijk inbegrepen en Business Central wordt niet goedkoper als u deze functionaliteit niet gebruikt. Wel krijgt u extra kosten voor de integratie voor uw kiezen: het ene pakket zal moeten ‘praten’ met het andere pakket. Hiervoor krijgt u te maken met maandelijkse kosten voor de koppeling, eenmalige inrichtingskosten en kosten in het geval de koppeling om een reden niet meer werkt (bijvoorbeeld bij een update van één van de pakketten).

Business Intelligence en Artificial Intelligence

Bij een geïntegreerd ERP pakket zijn ook de analyse mogelijkheden veel beter. Zo kan er een coherente dataset aangeboden worden aan de Business Intelligence omgeving (datawarehouse / PowerBI). Twee losstaande applicaties betekent het koppelen van twee aparte bronsystemen, iets wat in de praktijk lastig kan zijn of veel tijd kan kosten.

Daarnaast is het belangrijk om de ontwikkelingen op het gebied van Artificial Intelligence in de gaten te houden. Microsoft is ‘as we speak’ AI in Business Central aan het integreren. Zo is enige (Cashflow) Forecasting functionaliteit nu al op basis van AI en geïntegreerd in Microsoft Dynamics 365 Business Central. In de toekomst zullen ongetwijfeld ook voorspellende modellen voor verkoop- en voorraadinformatie toegevoegd worden waardoor de gebruiker veel beter in staat zal zijn om op basis van AI een bepaalde behoefte te voorspellen.

Samengevat is de belangrijkste kernvraag: welk belang hecht u aan efficiëntie, inzicht in data en nauwkeurigheid van de financiële en logistieke informatie? Hoe belangrijk is het voor u om te kunnen zien wat er gebeurt in de financiële boekhouding en dat te kunnen herleiden? Vind u het erg om niet helemaal ‘in control’ te zijn of meer handmatig werk in het proces te hebben? Wij staan u graag te woord tijdens een gratis adviesgesprek!