Continia Expense Management
Meer grip op onkosten met Continia Expense Management
Veel bedrijven hebben kantoren op meerdere locaties of werknemers die door het land reizen of zelfs over de hele wereld klanten en projecten bezoeken. Die mensen declareren op jaarbasis heel wat uitgaven. Denk aan reiskosten, maar ook aan uitgaven voor eten, hotelovernachtingen, vakliteratuur, softwarelicenties en benodigde materialen.
Zeker grote organisaties die veel mensen in dienst hebben worstelen nogal eens met ongestructureerde onkostendeclaraties. Medewerkers bewaren stapels bonnetjes of beheren onkosten in Excel, wat leidt tot vertragingen en fouten op de accountantsafdeling. Of managers spenderen onnodig tijd aan het najagen van goedkeuringen of corrigeren van incoherente declaraties.
Zo’n gebrekkig overzicht leidt al snel tot fouten of financiële addertjes onder het gras. Met een slimme automatiseringsoplossing voor het registreren, beheren en verwerken van onkosten neemt u voorgoed afscheid van een onoverzichtelijk woud van bonnetjes en documenten en vereenvoudigt, verbetert en versnelt u het declaratiebeheer.
Bonnetjes scannen vanaf elke locatie
Gemakkelijk kilometrages registreren
Centraal overzicht
Expense Management biedt een glashelder en gecentraliseerd overzicht van al uw contracten en abonnementen.
Administratieve rompslomp zonder Expense Management
Het op traditionele wijze volgen, rapporteren en beheren van door medewerkers gemaakte onkosten loopt zeker bij grotere bedrijven soms uit op een administratieve rompslomp. Papieren bonnetjes die medewerkers meebrengen en die vervolgens handmatig gescand en ingevoerd worden? Een in talloze Excel-sheets vastgelegde cijferbrij? Reken dan op lange doorlooptijden en late terugbetalingen.
Het handmatig invoeren en controleren van declaraties is bovendien erg foutgevoelig. Een paar vergeten bonnetjes, een nulletje te veel of een komma die op de verkeerde plaats staat: het zijn kostbare misrekeningen die zomaar kunnen leiden tot veel extra werk, lange doorlooptijden bij het goedkeuren en vergoeden van onkosten, en een vervelende financiële strop.
Onkostenprocessen verbeteren? Ontdek Continia Expense Management!
Continia Expense Management is het antwoord op omslachtige, tijdrovende en foutgevoelige onkostenprocessen. Het is een compleet geïntegreerde oplossing binnen Business Central waarmee u alle stappen van declaratie tot betaling automatiseert. Dankzij een divers scala aan moderne functionaliteiten wordt het beheren van werknemerskosten eenvoudiger dan ooit.
Bonnetjes scannen vanaf elke locatie
Betalen, scannen en onkosten in minder dan 30 seconden indienen? Klinkt te mooi om waar te zijn, maar met de Continia Mobile Expense-app kan het echt. De app maakt gebruik van OCR- en AI-gestuurde gegevensregistratie om probleemloos en razendsnel bonnetjes te lezen en te scannen. Medewerkers kunnen met de Continia Mobile App hun bonnetjes onderweg fotograferen en automatisch laten inlezen door OCR. De app scant en herkent alle factuurgegevens (bedragen, btw, datums, kostensoorten) in enkele seconden.
Daarna sturen medewerkers de declaratie via het webportaal of de app naar hun manager. Die krijgt een melding en kan direct via de Continia Web Approval Portal de onkosten goedkeuren of afkeuren. Ondertussen worden de gegevens automatisch overgeboekt naar de juiste grootboekrekeningen en factuurdimensies in Business Central. Het is ook mogelijk om zakelijke creditcardtransacties te koppelen aan de declaraties. Neem afscheid van uw dikke klappers met fysieke bonnen! De app is bovendien schaalbaar. U voegt zoveel medewerkers toe als u nodig heeft zonder dat de kosten stijgen.
Gemakkelijk kilometrages registreren
Handmatig afstanden berekenen bij het registreren van kilometers is notoir onbetrouwbaar. Omdat Continia Expense Management is geïntegreerd met Google Maps, kunt u het start- en eindadres ingeven voor een nauwkeurige kilometerberekening. Meerdere stops inplannen? Geen probleem, want u voegt moeiteloos via-punten in waarmee u de volledige reis volgt. Voor vaak gereden routes zijn sjablonen beschikbaar die tijd besparen bij volgende declaraties die betrekking hebben op hetzelfde traject.
Gestroomlijnde goedkeuring
Expense Management vereenvoudigt het goedkeuringsproces door declaraties automatisch naar de juiste werkstroom te sturen. Dit verkort wachttijden en versnelt terugbetalingen. Alle onkostendetails, inclusief bijgevoegde ontvangstbewijzen, dagvergoedingen en kilometrages, zijn centraal en gemakkelijk toegankelijk in Business Central.
Centraal overzicht
Expense Management biedt een glashelder en gecentraliseerd overzicht van al uw contracten en abonnementen. De functionaliteit ‘Inkoopcontracten’ stuurt u bovendien automatisch een herinnering als u een contract (opnieuw) moet beoordelen. Dit bespaart tijd en geld en voorkomt dat u betaalt voor iets dat u niet gebruikt.
Papierloos werken in een beveiligd digitaal archief
Met Expense Management zet u een grote stap richting een papierloos kantoor. Dankzij de functie ‘Beveiligd Digitaal Archief’ wordt het veilig opslaan, indexeren en bewaren van gegevens een koud kunstje. U volgt de complete reis van elk document en tovert de complete uitgavengeschiedenis met een paar muisklikken op uw scherm.
Waarom en wanneer Expense Management?
Continia Expense Management is prima geschikt voor middelgrote tot grote bedrijven die veel medewerkers in dienst hebben die regelmatig werkgerelateerde kosten buiten de deur maken. Denk bijvoorbeeld aan servicebedrijven, bouwfirma’s, handelsbedrijven die werken met vertegenwoordigers en organisaties die werkzaam zijn in de techniek.
Met Expense Management profiteert u van:
- Minder handmatige administratie. Dankzij AI-gestuurde scans gaan bonnetjes niet meer via de post of via e-mail. Een werknemer klikt op het cameraknopje in de app en het bedrag staat automatisch in de declaratie. Dit voorkomt foute invoer en gemiste declaraties.
- Het automatisch afhandelen van goedkeuringen in het Continia Web Approval Portal, waardoor het werk van managers een stuk makkelijker wordt.
- Snellere goedkeuringen en een verbeterd, gecentraliseerd overzicht van alle onkosten in Business Central. Managers zien direct een complete declaratie inclusief alle bijlagen. Het goedkeuringsproces verloopt met één druk op de knop.
- Realtime-overzicht en -rapportage. Doordat alle data in Business Central staan, heeft de boekhouding meteen inzicht in de totalen per afdeling, project of categorie.
- Integratie met andere systemen. Expense Management haalt automatisch transacties op van creditcardproviders en banktransacties, waardoor alle uitgaven direct in de juiste administratie terugkomen. Emissievelden toevoegen die u vervolgens meerekent in Continia Sustainability zorgt ervoor dat elke gemaakte kilometer of hotelovernachting bijdraagt aan uw duurzaamheidsrapportage.
- Minder fraude en fouten door controles als het afmelden van ontbrekende bonnetjes en signaleren van herkende bedragen.
Zo onderscheidt Continia zich
Continia Expense Management is een native app voor Business Central. Gebruikers ervaren dezelfde workflow en inrichting als bij het normale ERP, en dat zonder een apart portaal of ingewikkelde koppeling en binnen één vertrouwd systeem.
Daarnaast sluit Expense Management naadloos aan op andere Continia-tools en bouwt Continia specifiek voor Business Central.
Uw premium Continia-partner
Continia Expense Management digitaliseert het declaratieproces van begin tot eind, wat leidt tot lagere administratieve lasten, snellere uitbetalingen en een beter financieel inzicht. Wilt u het declaratiebeheer in uw bedrijf moderniseren? TCOG helpt u graag verder. Wij zijn Trusted Microsoft ERP-partner en gespecialiseerd in ERP, BI en integraties, actief in de fashion-, retail-, hospitality- en industriesector. Met 225+ klanten en kantoren in België en Nederland staan onze experts klaar om samen met u uw Business Central-omgeving te optimaliseren. Als Premium Partner van Continia garanderen we een vlotte implementatie en goede ondersteuning, zodat u snel profiteert van een efficiënt onkostensysteem.
Wilt u meer weten over Continia Expense Management? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.
