Continia Document Output
Breng uw documentbeheer op orde met Document Output
Het regelmatig versturen van facturen, betalingsherinneringen of contracten is een routinetaak die zonder digitale tooling veel handmatig werk kost. Al die digitale en (soms nog) papieren bestanden vormen samen een complex informatielandschap waar u niet altijd even makkelijk grip op krijgt, zeker niet als het verwerken, ordenen en opslaan van de gegevensberg nog overwegend handmatig gebeurt.
Een goed systeem voor het beheren en distribueren van alle uitgaande documenten is dan ook geen overbodige luxe als u wilt voorkomen dat documenten via de verkeerde weg (e-mail, post) bij de verkeerde klant komen of dat kritische documenten (zoals jaarrekeningen) met vertraging hun eindbestemming bereiken. Continia Document Output is de beste vriend van de debiteurenadministratie en leidt uw documentstromen probleemloos in goede banen.
E-mails personaliseren
E-mails automatisch verspreiden
Altijd voldoen aan de laatste voorschriften
Met het Continia Delivery Network kunnen bedrijven digitale documenten rechtstreeks vanuit Business Central naar bedrijven sturen.
Uitdagingen zonder Document Output
Zonder Continia Document Output verlopen de meest essentiële communicatieprocessen traditioneel. Medewerkers openen rapporten en facturen, klikken ze één voor één handmatig weg of sturen ze per e-mail, wellicht in batches. Een foutje is dan snel gemaakt. Een factuur kan op de verkeerde template staan, er kan een bijlage ontbreken of de taal kan niet goed zijn aangepast.
Gebruikers ervaren bovendien onderbrekingen omdat Office- en e-mailprogramma’s moeten draaien. Het ontbreekt aan overzicht wie welke documenten heeft verzonden of waarom. Ook aan de archivering schort vaak het nodige, wat de compliance nadelig beïnvloedt. Kortom: het manuele proces is traag, foutgevoelig en inefficiënt.
De kracht van geautomatiseerde documentdistributie
Zou het niet mooi zijn als u beschikte over een oplossing die het distribueren van documenten efficiënter, makkelijker en minder foutgevoelig maakt? Zoek niet verder. Continia Document Output voorziet namelijk in al deze behoeften. De oplossing is ontwikkeld voor gebruikers van Dynamics 365 Business Central en helpt u op verschillende manieren bij het creëren en beheren van allerhande uitgaande documenten.
E-mails personaliseren
E-mails in bulk versturen, maar ze tegelijkertijd voorzien van het persoonlijke tintje waar klanten en zakenpartners waarde aan hechten? Met Document Output past u uitgaande mails aan met speciale, in de tijd beperkte e-mailhandtekeningen, logo’s en de juiste briefhoofdkleur. U verwerkt ook moeiteloos gegevens uit geboekte documenten in uw e-mails.
E-mails verzenden op de achtergrond
Bent u net geconcentreerd bezig met een belangrijke klus, maar moet u tegelijkertijd snel een dringend mailtje versturen? Dan helpt Document Output u uit de brand met een erg handige functionaliteit. Het is namelijk mogelijk om e-mails op de achtergrond te verzenden, waardoor u geen last heeft van een systeemonderbreking tijdens het uitvoeren van andere taken.
Aanpassen naar wens
Document Output biedt een indrukwekkende resem aan aanpassingsopties. Functionaliteiten als e-mail, sjabloonontwerp en distributieautomatisering zijn overal in uw Business Central te integreren. Met de AL Extension Builder breidt u elke standaard of op maat gemaakte module uit met tijdbesparende Document Output-functies.
Flexibel pdf-bestanden aanpassen
Met Continia Document Output maakt u eenvoudig aangepaste pdf’s door achtergrondafbeeldingen en logo’s toe te voegen die aansluiten bij uw merkidentiteit. Met wachtwoordbeveiliging, handtekeningen of watermerken beveiligt u de documenten tegen manipulatie. Zo gaan creativiteit, gebruiksgemak én veiligheid harmonieus hand in hand.
E-mails automatisch verspreiden
Met Document Output is het mogelijk om e-mailtaken zo in te stellen dat het systeem nieuwe documenten automatisch detecteert en in de wachtrij plaatst voor distributie. Met vooraf geconfigureerde e-mailsjablonen, rapportselectie en pdf-functies minimaliseert u de benodigde tussenkomst van de gebruiker. Het resultaat? Een gestroomlijnd communicatieproces waarmee u tijd en geld bespaart.
Altijd voldoen aan de laatste voorschriften
Met het Continia Delivery Network kunnen bedrijven al hun digitale documenten rechtstreeks vanuit Business Central naar bedrijven over de hele wereld sturen. Het netwerk sluit perfect aan op het Peppol eDelivery Network voor de veilige distributie van facturen en creditnota’s vanuit Document Output.
Maak gerichte e-mailsjablonen
Wilt u er zeker van zijn dat uw e-mails een vertrouwde look-and-feel en altijd de juiste ontvangerskenmerken hebben zonder dat u veel tijd kwijt bent aan het handmatig opstellen van die berichten? Met Document Output stelt u eenvoudig variaties van e-mailsjablonen in en past u automatisch de juiste versie toe met behulp van een taalcode of specifieke dimensies zoals het klanttype. Met door AI verrijkte vertalingen maakt u moeiteloos sjablonen in verschillende talen. Ideaal voor globale spelers met veel klanten die effectief de juiste doelgroep willen bereiken.
Waarom en wanneer kiezen voor Document Output?
Document Output is geschikt voor elk bedrijf dat meer controle wil krijgen over uitgaande documentstromen. Met de oplossing profiteert u van:
- Veel minder handmatig werk bij het opstellen, beheren en verzenden van uitgaande documenten.
- Volop mogelijkheden om e-mails en documenten te personaliseren.
- Minder fouten en meer veiligheid door een volledige audittrail. U ziet precies wanneer welke documenten zijn verwerkt en verzonden.
- Een geautomatiseerde debiteurenadministratie. Medewerkers hebben voortaan de handen vrij voor taken die unieke menselijke kennis en inzichten vereisen.
- Compliance- en Peppol-integratie. Omdat Document Output is gekoppeld aan het Continia Delivery Network, stuurt u elektronische facturen en creditnota’s direct als gevalideerde XML-bestanden naar het wereldwijde Peppol-netwerk.
- Een volledig geïntegreerd systeem. Omdat Document Output in dezelfde omgeving draait als uw boekhouding, is er geen dubbel onderhoud. Alle verzonden documenten zijn direct verbonden aan de onderliggende boekingen.
Onderscheidende factoren van Continia
Document Output is een native-onderdeel van Dynamics 365 Business Central. Gebruikers hoeven geen aparte applicatie te leren gebruiken en alle data blijft in één database. Naast veel kant-en-klare functies (e-mailjobs, AI-vertalingen, background processing), voegt u met de AL Extension Builder naar hartenlust specifieke functionaliteiten en modules toe.
Dankzij een vertrouwd ecosysteem, goede ondersteuning en een partner met kennis van integraties, profiteert u van een oplossing die organisch meegroeit met uw ERP systeem.
TCOG: uw vertrouwde Continia-partner
Continia Document Output verandert het verzendproces van documenten in een soepel lopende, geautomatiseerde workflow. Wilt u de documentverzending in uw organisatie automatiseren en professionaliseren? Neem dan contact op met onze experts. Als Trusted Microsoft ERP-partner staan wij klaar voor ruim 225 klanten en leveren we expertise in uw sector (fashion, retail, hospitality en industrie). Samen zorgen we ervoor dat uw Business Central-omgeving alle documenten snel, veilig en compliant de deur uitstuurt!
