Continia Document Capture
Snel en foutloos factureren? Zo helpt Continia Document Capture
Veel middelgrote fashion-, retail- en e-commercebedrijven worstelen met de handmatige verwerking van inkoopfacturen en andere documenten. Zonder automatisering kost het handmatig invoeren en archiveren van facturen veel tijd en is er een gerede kans op fouten en onvolledige informatie. Dit vertraagt de verwerkingstijd, creëert een gebrek aan inzicht in openstaande facturen en belemmert het beheer van inkoopprocessen.
Zonde en problematisch, want gestroomlijnde facturatieprocessen zorgen voor een betere cashflow en inzicht in kosten en uitgaven, maar ook voor tevredenheid bij klanten en leveranciers. Iedereen ontvangt namelijk graag op tijd zijn geld. Gelukkig zijn er handige hulpmiddelen die voorkomen dat facturering anno 2025 een hoofdpijndossier is. Document Capture is een goed voorbeeld van software waarmee u wekelijks uren bespaart op uw factuurverwerking en goedkeuringen versnelt.
Elimineer handmatige gegevensinvoer
Geautomatiseerd contractbeheer
Een veilig digitaal archief
Om te voldoen aan Europese en nationale wetgeving is een veilig systeem voor digitale documentopslag een must.
Factureren op de oude manier: duur, tijdrovend en traag
Zonder een oplossing als Continia Document Capture verlopen facturatieprocessen handmatig en foutgevoelig. Digitale facturen komen veelal binnen via de mail, meestal in de vorm van een pdf-bestand, rollen uit de printer, worden gescand en gaan door diverse handen en systemen voordat ze eindelijk klaar zijn voor goedkeuring en betaling. Dit kost extra uren, waardoor goedkeuringsstromen trager en minder transparant worden omdat managers fysiek naar facturen moeten zoeken. Bij controles is vaak onduidelijk wie een factuur heeft goedgekeurd en welke versie is verwerkt. Bovendien gebeurt archivering vaak met losse pdf’s en papieren bestanden, waardoor documenten moeilijk terug te vinden zijn. Het gevolg? Procesoptimalisatie en compliance blijven achterwege.
Registratiefouten en onderbroken werkstromen zijn kostbaar en uiterst frustrerend voor crediteurenafdelingen. Zelfs kleine foutjes hebben soms al een serieuze impact op de liquiditeit en reputatie van een bedrijf. Gegevens invoeren en overtypen in tig systemen zijn bovendien niet de taken die het intellect uitdagen en veel werkplezier opleveren.
Verbeter uw crediteurenadministratie
Het goede nieuws is dat factuurverwerking een stuk slimmer, makkelijker, sneller én efficiënter kan. Continia Document Capture is een end-to-endoplossing binnen Business Central waarmee bedrijven facturen en andere documenten direct importeren, OCR-verwerken, registreren, goedkeuren en archiveren. We zetten de belangrijkste functionaliteiten van de oplossing voor u op een rij.
Handmatige gegevensinvoer elimineren
Zeker bij grote hoeveelheden facturen zorgt het handmatig invoeren en opzoeken van gegevens voor veel vertraging en een grotere kans op fouten. De OCR-technologie (optical character recognition) van Document Capture herkent de gegevens in facturen automatisch tijdens het importeren en zet ze om in leesbare tekst. U hoeft de gegevens van de leverancier maar één keer in te voeren, aangezien de OCR-engine alle data van die partij in de toekomst automatisch herkent. Omdat de module volledig geïntegreerd is in Business Central, hoeven gebruikers bovendien nooit de vertrouwde werkomgeving te verlaten.
De intelligente OCR-herkenning neemt factuurgegevens automatisch over in de juiste velden van het ERP en koppelt ze aan inkooporders en grootboekrekeningen. Goedkeuringen verlopen via een uitgebreide flow mét audittrail. Het resultaat van deze automatische factuurherkenning mag er zijn: minder repetitief en handmatig werk, een kleinere kans op fouten en bedrijfsfraude, én medewerkers die de vrijheid genieten om zich volledig te concentreren op taken die meerwaarde toevoegen aan uw bedrijf.
Geautomatiseerd contractbeheer
Gemiste deadlines voor contractverlenging of doorlopende ongebruikte abonnementen zijn een flinke kostenpost. Continia Document Capture biedt met Business Central ook hier uitkomst met automatiseringssoftware voor contractbeheer. U beheert al uw contracten op één centrale plek en voorkomt dat onnauwkeurige, te verlengen of onvolledige contracten door de mazen van het administratieve net glippen.
Een veilig digitaal archief
Financiële processen verlopen tegenwoordig grotendeels digitaal en papierloos. Om te voldoen aan Europese en nationale wetgeving is een veilig systeem voor digitale documentopslag een must. Met Secure Archive voor Continia Document Capture blijven al uw originele boekhoudbestanden intact, compleet en traceerbaar in een vertrouwde, auditconforme opslagoplossing. De archiveertool van Business Central bewaart alle documenten digitaal, wat zoeken en terugvinden eenvoudig maakt.
Waarom en wanneer kiezen voor Document Capture?
Document Capture is perfect toegesneden op de behoeften van bedrijven die veel facturen ontvangen, een complexe crediteurenadministratie hebben en een automatiseringsslag willen maken.
Met de oplossing profiteert u van:
- Documenten die automatisch terechtkomen in de juiste goedkeuringsflow. Collega’s achterna zitten voor het accorderen van facturen is definitief verleden tijd. Dankzij het ingebouwde goedkeuringsportaal beoordelen managers facturen direct online.
- Beter, sneller en foutloos contractbeheer. U betaalt niet langer voor ongebruikte abonnementen omdat Document Capture zorgt voor correcte factureringen en een duidelijk overzicht van al uw inkoopcontracten en wederkerende facturen.
- Een veilige en overzichtelijke archiveringsoplossing. Document Capture koppelt alle facturen en bijlagen automatisch aan de bijbehorende boekingen in Business Central en slaat ze digitaal op. U heeft overal en altijd inzicht in de status en historie.
- Schaalbaarheid. Document Capture is geschikt voor bedrijven met één of tientallen administraties. Het pakket is modulair opgebouwd. Zodra u meer nodig heeft (zoals verkoopfacturen of contracten), schakelt u extra modules of Advanced Capture in.
- De mogelijkheid om elektronische documenten in verschillende bestandstypen uit te wisselen in overeenstemming met Europese en lokale wetgeving zoals e-facturatie en de Peppol-regelgeving.
- Betere financiële controles. Dankzij een duidelijk audittraject in Continia ziet u exact wie een factuur heeft vrijgegeven of aangepast en op welk moment dat gebeurd is. Accounts en dimensies worden gevalideerd conform bedrijfsregels. Zeg vaarwel tegen fouten als dubbele betalingen of verkeerde boekingen.
- Een automatische, drievoudige koppelingsfunctie voor het exact matchen (95% nauwkeurigheid) van documenten. Zo voorkomt u verwarring, inconsistenties en fouten.
- Een tijdsbesparing van ruim tien uur per week waarmee u op jaarbasis al gauw tienduizenden euro’s bespaart.
Zo onderscheidt Continia zich
De oplossingen van Continia zijn native voor Dynamics 365 Business Central en zonder onnodige middleware of extra patchwork afgestemd op de nieuwste BC-versies. De gebruikerservaring voelt als één geheel omdat alles binnen dezelfde interface draait.
Continia-apps zijn bovendien onderling geïntegreerd en werken dus naadloos samen. Dankzij de ervaring en schaalgrootte van Continia vertrouwen ruim 20.000 klanten op Continia-oplossingen met in totaal meer dan 30.000 installaties. Hoewel Continia de apps ontwikkelt, verzorgen lokale Microsoft-partners de implementatie.
Uw premium Continia-partner
Continia Document Capture maakt een einde aan saaie, foutgevoelige handmatige factuurverwerking. Geïnteresseerd? Neem dan contact op met TCOG, uw premium Continia-partner. TCOG is Trusted Microsoft ERP-partner met meer dan 225 tevreden klanten en kantoren in België en Nederland. We richten ons op ERP, business intelligence en integraties en zijn actief in de fashion, retail, hospitality en industrie.
Wilt u meer weten over Continia Document Capture en de voordelen van deze oplossing benutten voor het verbeteren van uw financiële processen?
Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.
