E-facturatie: alles wat u moet weten om klaar te zijn voor digitale facturatie
E‑facturatie wordt de nieuwe standaard in Nederland. Steeds meer organisaties stappen over op digitale en veilige facturatieprocessen. Deze verandering vraagt om een toekomstbestendige manier van werken. Wat betekent dit voor uw organisatie, en welke stappen kunt u nu al zetten om goed voorbereid te zijn?
Wat is e-facturatie?
E‑facturatie is een belangrijk onderdeel binnen het ViDA‑initiatief (VAT in the Digital Age) van de Europese Commissie. Het draait om het digitaal versturen, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Deze facturen worden altijd opgebouwd in een gestandaardiseerd format, zoals UBL, en rechtstreeks uitgewisseld tussen boekhoud- of ERP‑systemen. Hierdoor kunnen organisaties facturen automatisch verwerken, zonder handmatig werk.
Klinkt complex, maar in de praktijk is het verrassend eenvoudig. Een e‑factuur is simpelweg een digitaal bestand dat van het ene systeem naar het andere wordt verzonden en automatisch wordt ingelezen. Door te werken met erkende standaarden en netwerken zoals Peppol bent u direct klaar voor veilig en compliant facturatieverkeer. Zo legt u een toekomstbestendige basis voor volledig digitale facturatieprocessen.
De huidige verplichtingen in Nederland
In Nederland bent u op dit moment nog niet verplicht om e‑facturen te versturen of te ontvangen voor B2B‑transacties. U bepaalt zelf op welke manier u uw facturen uitwisselt. Wel geldt al langere tijd een verplichting voor facturatie aan de overheid: wanneer u factureert aan (semi‑)overheidsinstanties, moet u een e‑factuur in UBL‑formaat aanleveren via een erkend kanaal, zoals Peppol.
Hoewel er voor Nederlandse bedrijven nog geen brede B2B‑verplichting bestaat, sluit Nederland aan bij Europese ontwikkelingen, waarin wordt gewerkt aan een uniform, digitaal facturatielandschap binnen de EU. Het ligt daarom voor de hand dat e‑facturatie in de komende jaren een steeds grotere rol gaat spelen in de dagelijkse bedrijfsvoering.
Vooruitkijkend zien veel organisaties e‑facturatie niet alleen als een manier om aan toekomstige regelgeving te voldoen, maar ook als een kans om processen te moderniseren, foutkansen te verkleinen en de administratieve belasting te verminderen. Door nu al met e‑facturatie te starten, bent u beter voorbereid op toekomstige verplichtingen én profiteert u direct van efficiëntere factuurverwerking.
Door nu al met e‑facturatie te starten, bent u beter voorbereid op toekomstige verplichtingen én profiteert u direct van efficiëntere factuurverwerking.
Voordelen voor retailers en groothandels
E‑facturatie biedt retailers en groothandels directe voordelen. Door facturen in een gestandaardiseerd formaat digitaal uit te wisselen, worden ze automatisch verwerkt in uw systeem. Dit vermindert handmatig werk, verkleint de foutkans en verlaagt de administratieve lasten.
Daarnaast krijgt u sneller inzicht in uw financiële stromen, wat helpt bij betere beslissingen rondom inkoop, voorraad en cashflow. Ook in de samenwerking met leveranciers werkt u efficiënter: facturen worden uniform aangeleverd, correctierondes nemen af en processen verlopen voorspelbaarder. Zo legt u een stevige basis voor een toekomstbestendige en schaalbare financiële keten.
E-facturatie binnen Microsoft Dynamics 365
E‑facturatie in Microsoft Dynamics 365 maakt het uitwisselen van elektronische facturen eenvoudig en volledig gestandaardiseerd. In zowel Business Central kunt u e‑facturen automatisch genereren, verzenden en verwerken via erkende Peppol‑koppelingen. Dat zorgt voor minder handmatige handelingen, minder fouten en een efficiënter facturatieproces.
Dankzij ingebouwde functionaliteit en uitbreidbare apps werkt u altijd met de juiste formaten, sluit u aan op internationale standaarden en bent u voorbereid op toekomstige verplichtingen, zoals de invoering van verplichte e‑facturatie vanaf 2026. Zo legt u een toekomstbestendige basis voor veilige, uniforme en compliant financiële processen.
Hoe TCOG bedrijven ondersteunt
TCOG ondersteunt u bij een soepele overstap naar e‑facturatie. We helpen u bij het instellen van de juiste standaarden, de koppeling met het Peppol‑netwerk en een optimale inrichting binnen Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Daarbij maken wij gebruik van oplossingen van onze partner Continia, zoals Document Capture en eDocuments, waarmee u elektronische documenten veilig, compliant en volledig binnen Business Central kunt uitwisselen.
Met Continia eDocuments automatiseert u uw facturatie‑ en bestelprocessen en werkt u altijd volgens de juiste e‑facturatiestandaarden, zoals Peppol. Meer informatie over Continia eDocuments vindt u hier.
Dankzij deze geïntegreerde oplossing sluiten uw processen naadloos aan op automatische verwerking, waardoor u efficiënt, veilig en volledig volgens de geldende en toekomstige wet‑ en regelgeving werkt. Zo maakt u zonder complexiteit de stap naar een toekomstbestendige facturatieomgeving.
Checklist: Klaar voor e-facturatie?
Met deze korte checklist ziet u in één oogopslag of uw organisatie klaar is voor e‑facturatie:
- Werkt u met gestandaardiseerde formaten?
Bijvoorbeeld UBL of Peppol BIS voor automatische verwerking. - Is uw ERP gekoppeld aan het Peppol‑netwerk?
Via een erkend Access Point voor veilig verzenden en ontvangen. - Zijn uw processen ingericht voor automatische verwerking?
Denk aan correcte data, workflows en aansluiting op AP/AR‑processen. - Ondersteunt uw Dynamics‑omgeving e‑facturatie?
Business Central en F&O bieden standaard functionaliteit en uitbreidbare apps. - Bent u voorbereid op nieuwe wet‑ en regelgeving?
Zoals de aankomende e‑facturatieverplichtingen in België en toekomstige EU‑richtlijnen.
Hoe meer vragen u met ‘ja’ kunt beantwoorden, hoe dichter u bij een volledig digitale facturatieomgeving bent.
Neem contact op met TCOG
Heeft u vragen over e‑facturatie of wilt u weten wat dit voor uw organisatie betekent? Ons team staat klaar om u verder te helpen. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met u mee.
Bekijk hoe Continia Banking uw betalings- en reconciliatieprocessen in Business Central automatiseert en ondersteunt voor sneller, veiliger en foutloos financieel werk. Herbekijk het webinar en ontdek direct hoe u tijd bespaart en meer controle krijgt over uw administratie.
