Dynamics 365 Business Central brengt verschillende kostencategorieën met zich mee: licentiekosten vanaf €75 per gebruiker per maand, eenmalige implementatiekosten die variëren van €15.000 tot €100.000 afhankelijk van uw bedrijfsgrootte, en doorlopende kosten voor onderhoud en support. De totale eigendomskosten over drie jaar liggen meestal tussen €50.000 en €300.000 voor middelgrote bedrijven. Een accurate kostenschatting vereist analyse van uw specifieke bedrijfssituatie en gewenste functionaliteiten.
Wat zijn de verschillende licentiekosten van Dynamics 365 Business Central?
Business Central biedt drie hoofdlicentietypes met verschillende prijspunten en functionaliteiten. Essentials licenties kosten ongeveer €75 per gebruiker per maand en bieden basisfunctionaliteit voor financieel beheer, verkoop en inkoop. Premium licenties kosten circa €105 per gebruiker per maand en bevatten uitgebreide modules zoals magazijnbeheer, productie en projectmanagement.
Team Members licenties zijn beschikbaar voor €10 per gebruiker per maand en geven beperkte toegang voor medewerkers die alleen specifieke taken uitvoeren zoals het raadplegen van rapporten of het invoeren van tijdregistratie. Deze licentie is ideaal voor gebruikers die geen volledige ERP functionaliteit nodig hebben.
Bij jaarlijkse betaling ontvangt u meestal een korting van 10-15% op de maandelijkse tarieven. Volume kortingen zijn beschikbaar vanaf 25 gebruikers, waarbij de exacte kortingspercentages afhangen van het totale aantal licenties en uw Microsoft partnership level. Grote organisaties kunnen significante besparingen realiseren door Enterprise Agreements af te sluiten.
Welke implementatiekosten moet je verwachten bij Business Central?
Implementatiekosten voor Business Central variëren tussen €15.000 en €100.000, afhankelijk van uw bedrijfsgrootte en complexiteit. Consultancy uren vormen het grootste deel van deze kosten, met tarieven tussen €125 en €200 per uur voor ervaren ERP consultants. Een standaard implementatie voor een middelgroot bedrijf vereist 200-500 consultancy uren.
Data migratie vanuit uw huidige systeem kost doorgaans €5.000 tot €25.000, afhankelijk van de hoeveelheid data en complexiteit van de bronformaten. Customisatie voor bedrijfsspecifieke processen kan €10.000 tot €50.000 kosten, waarbij maatwerk voor retail en fashion bedrijven vaak meer investering vergt vanwege complexe voorraadprocessen en seizoensgebonden planning.
Training van gebruikers kost gemiddeld €1.500 per trainingsdag, waarbij u rekening moet houden met 2-5 trainingsdagen afhankelijk van het aantal gebruikers en hun technische achtergrond. Go-live support gedurende de eerste weken na implementatie kost meestal €5.000 tot €15.000 extra.
Wat zijn de doorlopende kosten na implementatie van Business Central?
Na implementatie betaalt u maandelijks uw licentiekosten plus aanvullende kosten voor extra functionaliteit. Support contracten kosten 15-20% van uw jaarlijkse licentiekosten en dekken technische ondersteuning, updates en kleine aanpassingen. Voor een bedrijf met 20 gebruikers betekent dit ongeveer €3.000 tot €5.000 per jaar aan support kosten.
Extra opslag boven de standaard 80GB per database kost €40 per 10GB per maand. Aanvullende gebruikers kunnen op elk moment worden toegevoegd tegen de standaard licentietarieven. Uitbreidingen zoals Power BI Pro licenties (€8,40 per gebruiker per maand) of gespecialiseerde modules voor retail en fashion kunnen uw maandelijkse kosten verhogen.
Budgetteer jaarlijks 5-10% van uw totale ERP investering voor kleine verbeteringen, extra training en mogelijke uitbreidingen. Dit zorgt ervoor dat uw systeem blijft aansluiten bij groeiende bedrijfsbehoeften en nieuwe Microsoft functionaliteiten optimaal benut worden.
Hoe bereken je de totale eigendomskosten (TCO) van Business Central?
Bereken uw TCO door alle kosten over een periode van 3-5 jaar op te tellen: licentiekosten, implementatie, hardware, training, support en uitbreidingen. Verborgen kosten omvatten vaak extra training, data conversies, rapportage aanpassingen en integraties met andere systemen. Tel hier 20-30% bovenop uw initiële budget voor onvoorziene uitgaven.
Voor ROI berekening vergelijkt u de TCO met besparingen door procesautomatisering, verminderde fouten en verbeterde efficiëntie. Retail bedrijven realiseren vaak 15-25% tijdsbesparing in administratieve processen, terwijl fashion bedrijven profiteren van betere voorraadcontrole en seizoensplanning.
Een vrijblijvend adviesgesprek helpt bij het maken van een realistische kostenschatting voor uw specifieke situatie. Gespecialiseerde Fashion ERP-software en Retail ERP-software oplossingen vereisen vaak maatwerkfunctionaliteiten die de investering beïnvloeden. Plan daarom een vrijblijvend adviesgesprek om uw exacte behoeften en bijbehorende kosten in kaart te brengen.
Door alle kostencategorieën systematisch te analyseren en rekening te houden met uw specifieke bedrijfsvereisten, krijgt u een betrouwbaar beeld van uw Business Central investering. Dit helpt bij het maken van weloverwogen beslissingen en voorkomt budgetoverschrijdingen tijdens het implementatieproces.
