Een ERP-systeem kiezen is een van de meest impactvolle beslissingen die u als CFO kunt nemen. Voordat u tekent, wilt u zeker weten dat het systeem ook echt doet wat de leverancier belooft. Dat doet u door het systeem grondig te testen: via een demo, een pilot of een gestructureerde evaluatie op basis van uw eigen bedrijfsscenario’s. Zo voorkomt u dure verrassingen na de implementatie en maakt u een keuze die u met vertrouwen kunt onderbouwen.
Wat staat er op het spel bij een ERP-keuze?
Een ERP-implementatie raakt vrijwel elk onderdeel van uw organisatie. Van financiën en inkoop tot voorraadbeheer en klantenservice: alles komt samen in één systeem. Dat maakt de keuze voor de juiste software niet alleen een technische beslissing, maar ook een strategische.
De kosten van een verkeerde keuze zijn aanzienlijk. Denk aan migratieproblemen, tegenvallende adoptie bij medewerkers, of een systeem dat uw groeiambities niet bijhoudt. Juist daarom is een gedegen ERP-evaluatie geen luxe, maar een noodzaak. Hoe beter u test vóór de handtekening, hoe minder u achteraf bijstuurt.
Welke testmethoden zijn er voor ERP-software?
Er zijn meerdere manieren om een ERP-systeem te testen, en de beste aanpak combineert er doorgaans twee of drie. Elke methode belicht een ander aspect van het systeem.
- Demo: Een begeleide presentatie door de leverancier. Goed voor een eerste indruk, maar let op: u ziet wat de leverancier wil laten zien.
- Hands-on sessie: U werkt zelf in het systeem, zonder begeleiding. Dit onthult de echte gebruiksvriendelijkheid.
- Pilot of proefimplementatie: Een beperkte uitrol in een afgebakend deel van uw organisatie. De meest realistische testmethode.
- Sandbox-omgeving: Een testomgeving met uw eigen data, zodat u processen kunt nabootsen zonder risico voor de productieomgeving.
- Referentiegesprekken: Praten met andere bedrijven die het systeem al gebruiken. Onmisbaar voor een eerlijk beeld van de praktijk.
Voor een retail ERP-implementatie is een pilot bijzonder waardevol, omdat u dan direct ziet hoe het systeem omgaat met seizoenspieken, kassaprocessen en voorraadbeheer in de echte omgeving.
Hoe stel je een eerlijk testscenario op?
Een testscenario is zo sterk als de situaties die u erin opneemt. Generieke scenario’s leveren generieke antwoorden op. Gebruik daarom uw eigen bedrijfsprocessen als uitgangspunt.
Begin met het in kaart brengen van uw drie tot vijf meest kritische processen. Dat kunnen inkooporders zijn, intercompanyfacturering, of het beheer van meerdere magazijnlocaties. Vertaal deze processen vervolgens naar concrete testvragen: wat moet het systeem kunnen, in welke stappen, en wat is het verwachte resultaat?
Betrek ook de mensen die dagelijks met het systeem gaan werken. Een financieel controller heeft andere eisen dan een magazijnmedewerker. Door meerdere perspectieven mee te nemen in uw testscenario, krijgt u een completer beeld van hoe het systeem presteert in de praktijk.
Waar let je op tijdens de ERP-demo?
Een ERP-demo is meer dan een presentatie kijken. Het is een kans om gerichte vragen te stellen en het systeem onder druk te zetten. Bereid u goed voor en laat de leverancier uw eigen scenario’s uitvoeren, niet de standaardscripts.
- Vraag om live demonstraties: Laat de leverancier processen uitvoeren in het echte systeem, niet in een video of slideshow.
- Test de uitzonderingen: Wat gebeurt er als een order fout gaat, een voorraadtekort ontstaat of een factuur gecorrigeerd moet worden?
- Let op de navigatie: Hoeveel klikken kost een standaardhandeling? Hoe intuïtief is de interface voor nieuwe gebruikers?
- Vraag naar integraties: Hoe koppelt het systeem met uw webshop, uw BI-omgeving of uw bestaande financiële software?
- Beoordeel de rapportagemogelijkheden: Kunt u de inzichten genereren die u nodig heeft voor strategische besluitvorming, zonder maatwerk?
Bij platforms zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central is het ook zinvol om te vragen naar de beschikbaarheid van branchespecifieke functionaliteit, zodat u niet achteraf afhankelijk bent van kostbare maatwerkontwikkelingen.
Veelgemaakte fouten bij ERP-evaluaties
Zelfs ervaren inkoopteams maken fouten tijdens een ERP-selectie. De meest voorkomende is dat de evaluatie te veel focust op functies en te weinig op processen. Een lange lijst met features zegt weinig als die features niet aansluiten op hoe uw organisatie werkt.
Andere valkuilen om te vermijden:
- Alleen IT of financiën betrekken bij de evaluatie, terwijl operationele teams buiten beeld blijven
- De totale eigendomskosten onderschatten: licenties, implementatie, training en onderhoud tellen allemaal mee
- Geen aandacht besteden aan schaalbaarheid: kan het systeem meegroeien als uw organisatie uitbreidt naar nieuwe markten of kanalen?
- Referenties overslaan omdat het tijdrovend lijkt, terwijl dit de meest eerlijke informatiebron is
- De beslissing nemen op basis van de demo alleen, zonder een hands-on sessie of pilot
Voor fashion retailers geldt bovendien dat seizoensgebonden processen, collectiebeheer en fashion ERP-software specifieke eisen stellen die niet altijd zichtbaar zijn in een standaarddemo. Test deze expliciet.
Van testresultaten naar een onderbouwde beslissing
Na de testfase heeft u een hoeveelheid informatie verzameld. De kunst is om die informatie te structureren zodat u tot een eerlijke vergelijking komt. Maak een scorecard op basis van uw vooraf bepaalde criteria: functionaliteit, gebruiksgemak, integratiemogelijkheden, leveranciersbetrouwbaarheid en totale kosten.
Geef elk criterium een gewicht dat past bij uw organisatieprioriteiten. Een CFO die realtime financiële inzichten als topprioriteit heeft, weegt rapportagemogelijkheden zwaarder dan iemand die primair op gebruiksgemak stuurt. Zo maakt u de beslissing transparant en bespreekbaar voor alle stakeholders.
Vergeet tot slot niet de zachte factoren: hoe communiceert de leverancier tijdens het traject? Hoe snel worden vragen beantwoord? De kwaliteit van de samenwerking vóór de implementatie is een goede voorspeller van hoe het daarna gaat.
Hoe TCOG helpt bij uw ERP-selectie en implementatie
Een goede ERP-keuze begint met een eerlijk en grondig evaluatieproces. Wij begeleiden middelgrote en grote bedrijven in Nederland en België bij elke stap: van de eerste oriëntatie tot een volwaardige implementatie van Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Wat u van ons kunt verwachten:
- Een vrijblijvend adviesgesprek waarin we uw specifieke situatie en wensen in kaart brengen
- Begeleiding bij het opstellen van testscenario’s die aansluiten op uw branche en processen
- Hands-on demonstraties van Microsoft Dynamics 365 Business Central op basis van uw eigen bedrijfsdata
- Ondersteuning door 90+ industry experts met diepgaande kennis van retail, fashion, hospitality en industry
- Een implementatietraject dat verder gaat dan software: van magazijnscanning tot BI en e-commerce-integraties
Wilt u weten of Microsoft Dynamics 365 Business Central de juiste keuze is voor uw organisatie? Plan dan een gratis adviesgesprek in en ontdek wat wij voor u kunnen betekenen.
