Van on-premises naar SaaS: 6 lessen uit de praktijk
De overstap van on-premises naar SaaS klinkt op papier eenvoudig. Een nieuw systeem, dezelfde bedrijfsvoering en minder servers om te onderhouden. In de praktijk is het echter een project dat gevolgen heeft voor elke vestiging, elk team en elk proces dat u door de jaren heen hebt opgebouwd.
De voordelen van de overstap zijn inmiddels duidelijk: lagere infrastructuurkosten, automatische updates en realtime inzicht in uw volledige bedrijfsvoering, om er maar een paar te noemen.
Bedrijven die de migratie daadwerkelijk hebben uitgevoerd – of ze nu een handvol vestigingen hebben of honderden locaties in meerdere landen – zijn het doorgaans eens over wat het belangrijkst is. Het is zelden de technologie zelf die bepaalt of de overstap daadwerkelijk waarde oplevert. Het draait om de voorbereiding, de volgorde waarin u de migratie uitvoert en hoe succes er maanden na de go-live uitziet, in plaats van alleen op de dag van de lancering.
LS Retail sprak met klanten die de overstap naar LS Central op SaaS al hebben gemaakt. Zij deelden de belangrijkste lessen die ze tijdens het proces hebben geleerd. Deze lessen delen we graag zodat u deze kunt meenemen in uw eigen migratieplanning.
1. Uw datavoorbereiding kan uw migratie maken of breken
Een succesvolle SaaS-migratie begint lang voordat het nieuwe systeem live gaat. Een van de belangrijkste vragen die u in een vroeg stadium moet beantwoorden, lijkt eenvoudig: Zijn uw gegevens klaar om te worden gemigreerd?
Neem N Sport, onderdeel van N Group, een toonaangevende distributeur van sport- en modemerken in Servië, Bosnië en Herzegovina. Het bedrijf exploiteert drie multibrand-retailconcepten. Toen het besloot over te stappen naar SaaS, omvatte het project 262 online POS-terminals verspreid over meer dan 90 locaties, waarbij ook e-commerce en een BI-oplossing in het platform waren geïntegreerd.
Een belangrijk onderdeel van het project was een grondige voorbereiding. N Sport en zijn implementatiepartner brachten de huidige en toekomstige behoeften van het bedrijf in kaart, terwijl key users gedurende het hele proces werden betrokken. Die voorbereiding hielp om een solide basis te leggen voor de overstap en de veranderingen die daarop volgden.
“Wij zijn ervan overtuigd dat de gedetailleerde voorbereiding van het project de belangrijkste reden was waarom we tijdens de datamigratie geen problemen hebben ondervonden”, zegt Dijana Filipović, Director of Development, Logistics and Online Sales bij N Sport. “De gegevens uit ons vorige systeem waren al goed georganiseerd, waardoor we tijdens de migratie geen wijzigingen hoefden door te voeren.”
De les is duidelijk: het werk dat u vóór de migratie in uw gegevens en processen steekt, kan een grote invloed hebben op wat er tijdens en na de migratie gebeurt. Hoe schoner en beter inzichtelijk uw gegevens zijn, hoe eenvoudiger het wordt om te bepalen wat moet worden gemigreerd, wat extra aandacht nodig heeft en wat u kunt achterlaten.
2. Voer uw uitrol gefaseerd uit
Een nieuw systeem in één keer binnen uw hele organisatie live brengen, kan efficiënt lijken. Maar als er iets moet worden aangepast, hebt u plotseling overal hetzelfde probleem. Met een gefaseerde uitrol krijgt u de kans om te testen, te leren en te verbeteren voordat u verder opschaalt.
Transmarco Group, een retail- en distributiebedrijf met 147 POS-systemen in Indonesië, Maleisië en Singapore, koos voor deze aanpak. Het bedrijf begon in Indonesië en breidde de uitrol daarna uit naar Maleisië en Singapore. De voordelen werden al tijdens de uitrol zichtbaar: “We zien nu al aanzienlijke efficiëntiewinsten, met name dankzij snellere rapportages en een betere datanauwkeurigheid”, zegt Herry Rizaldi, Chief Development Officer bij Transmarco Group. “De robuuste integratie tussen LS Central en Microsoft Dynamics 365 Business Central zorgt ervoor dat onze regionale teams winkelactiviteiten en POS-transacties met veel grotere nauwkeurigheid kunnen uitvoeren.”
Voor bedrijven die actief zijn met meerdere merken, formules of in verschillende landen, biedt een gefaseerde uitrol ruimte om bij te sturen. Wat in de ene markt goed werkt, moet mogelijk worden verfijnd voordat u het in de volgende markt toepast. Het is veel eenvoudiger om die aanpassingen door te voeren voordat ze uitgroeien tot een probleem voor de hele organisatie.
3. Realtime inzicht verandert de manier van problemen oplossen
Wanneer uw POS- en bedrijfssystemen met dezelfde realtime gegevens werken, worden problemen eenvoudiger zichtbaar en kunt u er veel sneller op reageren.
BIAS Retail LLC, dat internationale merken zoals het Franse modemerk American Vintage in het Midden-Oosten ontwikkelt, werkte meer dan vijf jaar met afzonderlijke POS-, ERP- en andere bedrijfssystemen. Deze versnipperde opzet leidde tot datasilo’s, handmatige processen en problemen bij het opschalen van de organisatie. De overstap naar een SaaS-oplossing bracht daar verandering in. Dankzij realtime gegevenssynchronisatie tussen POS en ERP kreeg BIAS Retail realtime inzicht in de voorraad. Hierdoor kon het bedrijf overtollige voorraden en tekorten beperken en nauwkeuriger plannen op basis van de klantvraag. Het bedrijf rapporteerde daarnaast een daling van de operationele kosten met 20% en een omzetstijging van 15%, dankzij beter voorraadbeheer en gerichte promoties.
“LS Central heeft onze bedrijfsvoering ingrijpend veranderd”, zegt de heer Bino, CIO van BIAS Retail LLC. “De naadloze integratie tussen al onze verkoopkanalen, gecombineerd met de efficiëntie en inzichten die we hebben verkregen, heeft niet alleen onze bedrijfsprestaties verbeterd, maar ook het niveau van onze klantenservice verhoogd.”
Met SaaS wordt dat inzicht onderdeel van de dagelijkse manier van werken van uw teams. In plaats van te wachten op rapportages of informatie uit verschillende systemen met elkaar te vergelijken, kunnen medewerkers direct zien wat er gebeurt en reageren zolang er nog tijd is om het verschil te maken.
4. De verandering in het kostenmodel is net zo belangrijk als de operationele verandering
Een SaaS-migratie verandert meer dan alleen de omgeving waarin uw software draait. Ook de kosten om die software operationeel te houden kunnen veranderen.
Ampersand, een Vietnamese F&B-groep met zeven merken, waaronder The Running Bean en Häagen-Dazs, ondervond dit zelf na de overstap van on-premises naar SaaS in 2024. Door de kosten voor infrastructuur en onderhoud te verlagen en de IT-werklast voor het beheer ervan te verminderen, wist de groep de totale operationele kosten met 20% te verlagen.
“De cloudupgrade heeft de belasting op het gebied van infrastructuur en onderhoud aanzienlijk verminderd”, zegt Khoa Nguyen, General Director bij Ampersand. “Het resultaat is duidelijk: betere systeemprestaties en een besparing van 20% op de operationele kosten. Het is een van de meest impactvolle technologische beslissingen die we hebben genomen.”
Voor bedrijven die een businesscase voor migratie willen opstellen, kunnen de cijfers voor zich spreken. De overstap naar SaaS kan betekenen dat u minder tijd en geld besteedt aan het onderhouden van infrastructuur, waardoor er meer middelen beschikbaar komen voor uw bedrijfsvoering zelf.
5. Change management is het moeilijke deel, niet de software
De software live krijgen is slechts een deel van de migratie. Medewerkers op tientallen of honderden locaties vertrouwd maken met nieuwe manieren van werken kan een veel grotere uitdaging zijn.
Army Navy Burger + Burrito, een restaurantgroep in de Filipijnen met meer dan 60 locaties, meer dan 100 offline POS-terminals en volledige drive-thru-activiteiten, laat goed zien hoe belangrijk dit is. Naarmate het bedrijf groeide, werden de beperkingen van een versnipperde, arbeidsintensieve on-premisesomgeving steeds duidelijker. Dit zette de organisatie ertoe aan over te stappen naar SaaS voor realtime inzicht en snellere besluitvorming. Maar daarvoor was meer nodig dan alleen nieuwe software. Chellet Paez, COO van Army Navy Burger + Burrito, benadrukt hoe belangrijk het is om tijdens de migratie aandacht te besteden aan de menselijke kant: “Als we de migratie opnieuw zouden uitvoeren, zouden we meer nadruk leggen op verandermanagement, gebruikerstraining en het optimaal benutten van standaardfunctionaliteiten, met name functies die handmatig werk verminderen en het inzicht verbeteren.”
Dit is een nuttige herinnering dat de go-live niet de eindstreep is. Geef uw teams de training, communicatie en ondersteuning die ze nodig hebben om met vertrouwen met het nieuwe systeem te werken, en zorg ervoor dat die ondersteuning ook na de lancering beschikbaar blijft.
6. De echte waarde wordt zichtbaar na de go-live
Een SaaS-migratie levert niet vanaf dag één al zijn waarde op. Zodra de nieuwe basis er ligt, kunnen bedrijven nieuwe functionaliteiten blijven toevoegen, nieuwe technologieën omarmen en blijven innoveren terwijl ze groeien.
De Canadese gezondheids- en wellnessketen Body Energy Club is daar een goed voorbeeld van. Na de overstap naar SaaS profiteerde het bedrijf van verschillende voordelen. Zo werd de mobiele app gekoppeld aan LS Central, wat bijdroeg aan een stijging van 40% in de verkoop via de app. Daarnaast voegde het bedrijf afhalen en levering binnen één uur via Uber toe en breidde het zijn loyaliteitsprogramma uit naar winkels, onlinekanalen en de app.
En het bedrijf blijft vooruitkijken. Terwijl Body Energy Club toewerkt naar 50 tot 100 winkels, onderzoekt het AI-gestuurde tools voor vraagprognoses, voorraadverdeling en gepersonaliseerde marketing. “De overstap naar SaaS [biedt] ons de nieuwste functionaliteiten, betere connectors, meer rapportagemogelijkheden en een schaalbare, fouttolerante omgeving”, zegt James Cooper, CTO bij Body Energy Club. “Naarmate we uitbreiden, is het belangrijk dat we wereldwijd kunnen vertrouwen op ons systeem.”
Het werk stopt niet zodra de migratie is afgerond. De go-live legt de nieuwe basis, maar de echte waarde zit in de manier waarop uw organisatie die basis daarna benut: door functionaliteiten toe te voegen, processen te verbeteren en gebruik te maken van nieuwe technologie zodra die beschikbaar komt. Dat is wat een SaaS-migratie verandert van een technisch project in een bedrijfsinvestering voor de lange termijn.
Beschouw migratie als een operationele reset
Het succes van een SaaS-migratie wordt niet bepaald door de vraag of u de go-live zonder problemen hebt doorstaan. Het wordt bepaald door de efficiëntiewinsten die zichtbaar worden zodra de migratie is afgerond. Bereid uw gegevens voor, voer de uitrol gefaseerd uit, ondersteun uw teams en blijf zoeken naar manieren om meer uit uw nieuwe platform te halen.
Overweegt u de overstap naar SaaS? Neem contact met ons op om uw doelstellingen en uitdagingen te bespreken en te bekijken hoe een succesvolle overstap er voor uw organisatie uit kan zien.
