De rol van software anno 2023

Een artikel door Fokus Online in samenwerking met TCOG

 

Softwareprocessen

De wereld verandert razendsnel en het tempo van die veranderingen lijkt alsmaar hoger te liggen. Voor ondernemingen is het dus zaak om de vinger stevig aan de pols van de markt te houden, voortdurend hun processen te evalueren en zichzelf regelmatig opnieuw uit te vinden. Software en technologie kunnen daarbij helpen, maar moeten omkaderd worden met een doordachte managementstrategie, klinkt het bij specialisten.

 

 

ERP partner brengt uitdagingen tot goed einde

Bij softwareleverancier TCOG, met hoofdkantoren in Turnhout en het Nederlandse IJsselstein, kennen ze de besognes van de moderne managers maar al te goed. De Trusted Microsoft ERP partner staat bedrijven (vooral uit de retail- en fashionsector) bij om de uitdagingen van vandaag tot een goed einde te brengen. “De marktomstandigheden zijn nu totaal anders dan pakweg tien of twintig jaar geleden”, zegt CXO en Managing Partner Jimmy Depaepe. “Vroeger had je netjes een opdeling tussen B2B, B2C, groothandels en retailers. Vandaag is alles B2X geworden, er zijn allerlei mengvormen en alles loopt door mekaar. Retailers zien marktaandeel ingenomen worden door hun leveranciers en trekken dus richting online, waar ze tegen compleet nieuwe spelers moeten opboksen. Tegelijk wil elke partij ook zo dicht mogelijk bij de klant blijven staan om die klant zo goed mogelijk te leren kennen en te bedienen.” 

 

Die beweging naar online maakt ook dat concurrenten tegenwoordig net zo goed uit je eigen stad komen als uit Frankrijk, Duitsland of China. 

“Dat is absoluut zo. En vergeet ook niet dat het onlineverhaal met geheel eigen processen en stromen komt en die kunnen soms enorm complex zijn. Neem bijvoorbeeld ‘click & collect’, waarbij je je klant de mogelijkheid biedt om online iets te kopen en in een winkel te komen afhalen. Om dat waar te maken moet je adequaat je voorraad beheren, de online communicatie met de klant verzorgen, transport inschakelen zodat alles op tijd en in de juiste vestiging geleverd wordt, betaalmogelijkheden installeren… Het aantal processen stijgt voortdurend en ze worden alsmaar complexer.” 

 

We kunnen ook stellen dat maatschappelijke veranderingen een en ander in gang hebben gezet wat dat betreft. Hoe zit dat juist?

“Niet alleen de markt verandert enorm, ook de noden en wensen van de consument zijn anders. Neem bijvoorbeeld duurzame mode. Klanten willen vandaag ecologisch en sociaal verantwoorde kleding. Als producent moet je dus heel je keten in de gaten kunnen houden en van elk stuk kunnen aantonen hoe en waar het geproduceerd werd. In de retail zie je dat ook, maar voorlopig nog iets minder uitgesproken. Al zijn er ook daar bepaalde fenomenen die het ondernemen op zijn kop zetten. Zoiets als de ‘korte keten’, dat erg belangrijk wordt voor bijvoorbeeld voedings- en biowinkels. Klanten stellen zich steeds meer de vraag: bij wie koop ik en past dat in mijn wereldbeeld? Aan de bedrijven om daarop in te spelen.” 

 

Welke rol speelt technologie in dit proces? 

“Software is natuurlijk de grote ‘enabler’. Het is bijvoorbeeld dankzij digitale integratieplatformen en webshops dat bedrijven aan e-commerce kunnen doen. Ook API’s (Application Programming Interfaces) zijn enorm belangrijk. Zij werken als een soort ‘vertalers’ en zorgen ervoor dat verschillende systemen in realtime met elkaar kunnen communiceren. Bijvoorbeeld: in je eigen voorraadsysteem wordt een product weggehaald zodra het in het transportsysteem van je externe partner is aangekomen. Dat klinkt allemaal logisch en gemakkelijk. De grote moeilijkheid is het op mekaar afstemmen van die systemen. Dat vraagt vooral strategie en visie.”

 

Hoezo? 

“Stel dat een bedrijf de omslag wil maken van B2B naar B2X. Heel de organisatie moet van dat nieuwe doel doordrongen worden. Dat is absoluut niet gemakkelijk, hoeveel software je er ook tegenaan gooit. Een bedrijf is vaak een verzameling van individuele eilandjes en heel vaak hebben die allemaal verschillende belangen, verschillende doelstellingen en verschillende visies. Wat goed is voor de divisie die aan groothandels verkoopt, is niet altijd goed voor de divisie die aan eindconsumenten levert. Soms levert dat een belangenconflict op, bijvoorbeeld als de verkoopdoeleinden opgesteld worden. Op zulke momenten is adequaat en doortastend management nodig, dat duidelijk de richtlijnen uitzet en opvolgt. Goede afspraken maken en continu communiceren zijn daarbij levensbelangrijk.”

 

Nog even over die processen. Bij SpaceX, het ruimtevaartbedrijf van Elon Musk, is de algemene doelstelling om processen zo veel mogelijk te elimineren. Niet om ze te optimaliseren of te stroomlijnen, maar om ze gewoonweg te ‘killen’.

“Oh, maar dat vind ik een prima ingesteldheid. Het is zeker de moeite waard om geregeld eens te onderzoeken wat nu eigenlijk de meerwaarde is van bepaalde bedrijfsprocessen. Zeker niet alles draagt evenveel bij aan de bottom line. Als er in een onderneming pakweg honderd verschillende flows zijn, zijn er vaak vijf of tien die zo weinig bijdragen dat ze meer kosten dan opbrengen. Je ziet ook vaak dat bijvoorbeeld 90 procent van de processen in bedrijven goed werken, maar dat de resterende 10 procent al de rest onder druk zet. Soms proberen bedrijven alle mogelijke uitzonderingen en uitzonderingen op de uitzonderingen in een proces te gieten. Maar dat brengt dan vaak zo veel extra werk met zich mee dat het sop de kool niet meer waard is. Soms zien we ook dat bedrijven té veel service willen bieden. Vaak is dat historisch zo gegroeid en vinden ze het lastig om dat terug te draaien, uit schrik om de klant voor het hoofd te stoten. Met software kun je dat soort overbodige processen trouwens vrij gemakkelijk identificeren.”

 

Meten is weten?

“Inderdaad. Vaak zijn processen al jarenlang in voege en doen bedrijven wat ze gewend zijn, zonder zich daar veel vragen bij te stellen. Dankzij software kun je heel gemakkelijk het effect van bepaalde strategische beslissingen op je cijfers simuleren. Zeker nu bijvoorbeeld loonkosten en aankoopkosten de pan uit swingen, kan zo’n oefening de moeite waard zijn.” 

 

Hoe belangrijk is de menselijke factor en change management wanneer je software gaat installeren?

“Zeer belangrijk. Mensen veranderen niet graag, dat is nu eenmaal zo. Het aanleren van nieuwe gewoonten veroorzaakt vaak frictie. Ik zie daar wel een verschil in naargelang de leeftijd. Bij bedrijven met veel jonge werknemers gaat dat doorgaans wat gemakkelijker dan bij bedrijven waar dat niet zo is. Jongeren zijn het gewend om met software om te gaan en weten dat die technologie regelmatig geüpdatet moet worden. Alweer is hier communicatie en het creëren van een draagvlak cruciaal, door bijvoorbeeld nadrukkelijk het concurrentieel voordeel te benadrukken en te onderstrepen dat stilstaan achteruitgaan is. Maar ook meegeven wat de werknemer zelf heeft aan al die veranderingen: what’s in it for me? Wat maakt dat dit mijn job, de werksfeer en onze bedrijfstoekomst beter gaat maken?” 

 

Desondanks: het installeren van grote, nieuwe softwaresystemen kan vaak ook geweldig de mist in gaan. Wat zijn daar de belangrijkste redenen voor?

“Meestal gebeurt dat omdat er eigenlijk geen langetermijnvisie voor het project is. ‘We beginnen met project 1 en na een bepaalde fase zullen we op dit bepaalde punt landen’: dat is een instelling die nog te vaak ontbreekt. Men vliegt erin, zonder eerst een analyse te maken. Waardoor men soms veel te laat beseft dat het systeem dat men gaat installeren eigenlijk helemaal niet zo geschikt is voor de specifieke situatie van het bedrijf. Een tweede moeilijkheid die ik vaak zie, is dat bedrijven het lastig hebben om hoofd- en bijzaken van mekaar te onderscheiden. Eerst pak je de hoofdzaken aan. Daarna is er eventueel tijd en ruimte om op de speciallekes in te gaan. Soms wordt de complexiteit van het systeem ook te groot door te grote ambities van het bedrijf. Men wil alles afdekken en liefst zo snel mogelijk. Zo ga je vaak complexiteit toevoegen in plaats van weg te nemen. Als je zowel je ERP systeem, als je CRM, als je webshop en je helpdesk wilt automatiseren, doe dat dan alsjeblieft in fases. Tot slot zie je ook dat werknemers schrik hebben dat ‘hun’ proces misschien overbodig wordt en dat ze daardoor voor hun job vrezen. Vaak zorgt dat voor vertraging, onrust en soms zelfs regelrechte sabotage. Alweer: op die momenten is een doortastend management zeer belangrijk. Zij zullen de boel moeten forceren. Ook door niet-populaire maatregelen te nemen. En, zoals gezegd, door goed change management.” 

 

Om af te sluiten: hoe zie je deze materie evolueren in de toekomst, als bijvoorbeeld AI over enkele jaren gemeengoed is geworden?

“AI is natuurlijk het modewoord van vandaag (lacht). Maar inderdaad, als je de juiste tools en software in huis haalt, kan AI zeker een meerwaarde vormen. Uiteraard brengt zoiets ook weer zijn eigen uitdagingen met zich mee: welke data ga je ter beschikking stellen? Waar ga je die data halen? Hoe ontsluit je die? Hoe maak je die kwalitatief? Vandaag de dag weten bedrijven vaak helemaal niet op welke data ze allemaal zitten en wat ze er mee moeten aanvangen. Een andere trend die ik zie, is dat schaalvergroting almaar belangrijker wordt. Veel bedrijven zullen de komende jaren de vraag moeten beantwoorden of ze alles zelf blijven doen of dat ze een en ander in een grotere constructie gaan gieten. Want vaak is dat de enige manier om de kosten en de concurrentie te beheersen.” 

 

Meer weten over de huidige softwaretrends en de digitale transformatie? Vraag vandaag nog een gratis adviesgesprek aan, wij staan u graag te woord.

 

Bron: fokus-online

Chiara

Chiara

Chiara werkt sinds 2013 als Marketing & Event Consultant voor TCOG. Zij is werkzaam vanuit het hoofdkantoor in Turnhout, België. Haar grafische achtergrond komt goed van pas in de veelzijdige marketing rol die zij bij TCOG uitoefent, en het is net dat wat haar job zo uitdagend maakt!

Meer blogs

Onze socials

Altijd op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen en trends van IT oplossingen?

Download gratis het eBook en ontdek wat u zoekt in een modern retail systeem

De consumenten van vandaag hebben meer manieren om te winkelen dan ooit tevoren. Om te slagen in retail, moet u uitzonderlijke service leveren en tegelijkertijd de efficiëntie en de verkoop verhogen. Ontdek wat u zoekt in een modern retail systeem via onze whitepaper, en leer hoe het gebruik van één geconnecteerde oplossing uw fashion retail business ten goede kan komen.