Blauwdruk

Als u van plan bent om een nieuw ERP systeem in gebruik te nemen, wilt u natuurlijk weten of zo’n systeem past bij uw bedrijfsprocessen. En het liefst zo vroeg mogelijk. Het is behoorlijk frustrerend als u er pas in een laat stadium van het proces achter komt dat u bloed, zweet, tranen en een flinke smak geld heeft geïnvesteerd in een oplossing die toch niet is waar u precies naar op zoek was. Daarom werken we bij elk project met een blauwdruk (blueprint) die verwachtingen en mogelijkheden bij elkaar brengt.

Hoe gaan we te werk?

We beginnen elke blauwdruk met een kick-off. Het projectteam krijgt een goede introductie en we lichten de achtergrond van het project toe. Daarna volgen de belangrijkste praktische zaken: de doelen en verwachtingen van de klant en het projectteam, de blueprintstrategie, de planning en de aanpak.

In fase 1 is vooral plek ingeruimd voor een uitgebreide inventarisatie en de nodige workshops. Wat zijn de belangrijkste processen binnen de organisatie? Welke strategie past daarbij? En welke actuele en toekomstige wensen en eisen zijn er? De workshops richten zich onder andere op de validatie van best practices en het creëren van draagvlak, een essentieel onderdeel van elk IT-traject als u enthousiasme voor een nieuwe oplossing wil creëren en de adoptie in goede banen wilt leiden. 

De volgende fase richt zich op het uitwerken van de blauwdruk. We gaan dieper in op de wensen en verwachtingen per afdeling, doorlopen de belangrijkste standaardfunctionaliteiten en werken processen uit tot procesflows en in te richten functionaliteit, gevolgd door een fit-gap-analyse. Al deze elementen vormen samen een functionele en toekomstbestendige oplossing. Dat laatste is vooral belangrijk om na te gaan of er geen grote kloof bestaat tussen de processen en wat op technisch en functioneel vlak standaard mogelijk is. 

In fase 3 ronden we de blauwdruk af. Hiervoor gebruiken we de MoSCoW-methode. Die maakt gebruik van een viertal categorieën: 

• Must-have: deze functionaliteiten moet u hebben voor een werkbaar digitaal product en solide fundament.
• Should-have: dit zijn aanvullende en gewenste eisen of functionaliteiten. Ze creëren meerwaarde, maar staan nét iets lager op de prioriteitenladder dan de must-haves
• Could-haves: deze opties zijn extraatjes die aan bod kunnen komen als er voldoende tijd en budgettaire ruimte is. Leuk om te hebben, maar niet direct nodig voor een functioneel eindresultaat.
• Won’t-haves: onder deze categorie scharen we wensen die moeilijk of niet te realiseren zijn. Ze kosten waarschijnlijk meer dan ze opleveren. 

Vervolgens leveren we de blauwdruk (0.9-versie aan de klant), gevolgd door een feedbackronde en het verwerken van de feedback door TCOG. Na een inzichtelijke eindpresentatie maken we in de finale fase van de blauwdruk een inschatting van het aantal dagen dat nodig is om het project te voltooien en een bruikbaar eindproduct af te leveren.

De voordelen van een goede blauwdruk

Werken met een goede blauwdruk zorgt op alle cruciale hoofdthema’s voor een degelijk en werkbaar fundament onder een IT-project.

Helder inzicht in processen en requirements 

Met een goed doortimmerde blauwdruk krijgt u meer inzicht in uw concrete wensen en eisen, huidige bedrijfsprocessen en de mate waarin oplossingen aansluiten op de dagelijkse werkpraktijk binnen uw organisatie. Automatiseren is investeren in tijd, geld, processen en mensen. Een goede blueprint schetst een realistisch en overzichtelijk beeld van wat precies vereist is. U hebt al in een vroeg stadium helder op het netvlies welke software en expertise u nodig heeft. Het resultaat? Gerichter investeren binnen het geplande budget!

Betere besluitvorming en draagvlak

Automatisering raakt verschillende afdelingen en bedrijfsonderdelen, van IT en logistiek tot marketing en sales. Een blauwdruk neemt alle betrokkenen al in een vroeg stadium mee in het proces, waardoor u miscommunicatie voorkomt en voldoende draagvlak voor digitale verbetering creëert. Een blauwdruk schept bovendien een objectieve basis voor het nemen van beslissingen. Of het nu gaat om het kiezen van software of het prioriteren van processen, u beschikt over een overzicht dat helpt om gefocust en strategisch op koers te blijven. Software die matig integreert? Ingewikkelde workflows? Of gebrekkige datakoppelingen?

Met een blauwdruk signaleert u deze problemen al in een vroeg stadium van het IT-project. Een blauwdruk nodigt tevens uit tot betrokkenheid. U bevordert de samenwerking tussen verschillende afdelingen, waardoor u doelstellingen en verwachtingen makkelijker op elkaar afstemt en sneller steun krijgt van alle belanghebbenden.

Minder implementatierisico’s

Een goede blauwdruk vermindert de risico’s die u loopt in de implementatiefase. U weet namelijk precies wat u al heeft en wat nodig is om stappen te zetten naar een betere digitale toekomst. De fit-gap-analyse is in dit opzicht een essentieel onderdeel van de blauwdruk. Het komt voor dat het ideale IT- en ERP-plaatje dat een organisatie voor ogen heeft botst op de harde realiteit en niet praktisch uitvoerbaar is. Of dat een bedrijf vol verwachting behoorlijk wat tijd, geld en mankracht investeert in een oplossing die aan het eind van de rit niet aan de verwachtingen voldoet. Met een fit-gap-analyse voorkomt u zulke scenario’s en weet u al in het beginstadium van een project waar u aan toe bent. 

Met een fit-gap-analyse inventariseren wij uw behoeften en bekijken we hoe de door ons aangeboden ERP-oplossing, Microsoft Dynamics 365 Business Central, uitkomst kan bieden voor uw bedrijf. Wat vraagt dit van de inrichting? Zijn er aanvullende koppelingen of applicaties nodig? En is Dynamics 365 Business Central geïntegreerd met één van onze add-ons? Een fit-gap-analyse identificeert de verschillen tussen wat een organisatie nodig heeft en wat de huidige systemen en technologieën kunnen leveren. U krijgt dus zowel zicht op de ‘fits’ (gebieden waar bestaande mogelijkheden overeenkomen met wensen en behoeften) als de ‘gaps’ (zaken die vragen om upgrades, veranderingen of compleet nieuwe systemen en technologieën). 

Bij een fit-gap-analyse onderzoeken we waar onze oplossing aansluit bij uw processen en wensen en benoemen we de gebieden waar dat niet het geval is. We geven concreet advies over de wijze waarop een ‘gap’ ingevuld kan worden. Denk aan een klantspecifieke aanpassing, een extra koppeling of wellicht een wijziging in uw bedrijfsproces. Ons streven? Bouwen aan één geïntegreerde oplossing. 

Een fit-gap analyse bestaat in de regel uit de volgende fasen:

1. De bestaande processen en werkstromen in kaart brengen. Welke procesonderdelen lopen als een trein en welke kunnen slimmer, beter, sneller of makkelijker? U kunt bij dit onderzoek putten uit bronnen als werknemersinterviews en alle beschikbare documentatie over bestaande processen.  
2. De resultaten definiëren door ze te koppelen aan uw bedrijfsdoelen en -strategie op de lange termijn. 
3. De kloof bepalen en documenteren. Waar zitten de hiaten, problemen en knelpunten?
4. De verbetermogelijkheden identificeren en omzetten in een actieplan en blauwdruk. We kijken samen met u welke oplossingen uitkomst bieden en wat dit vraagt van de inrichting.

Transparantie in scope, planning en budget

Een zorgvuldig opgestelde blauwdruk is een routekaart die helpt om valkuilen te omzeilen op het vlak van scope, planning en budget. Wat nemen we wel en niet mee in het project? Wat is het beste pad richting het gewenste eindresultaat? En wat zijn de projectdoelen? Een blauwdruk geeft het antwoord op deze prangende vragen die onderdeel zijn van elk IT-project. Daarnaast profiteert u van een gedetailleerde tijdlijn voor het uitvoeren van het project, inclusief mijlpalen en deadlines. Een blauwdruk specificeert ook alle kostenposten zoals ontwikkelkosten, de prijzen van licenties en verwachte projecturen.  

Een sterke basis voor toekomstige groei en innovatie

Goede blauwdrukken laten niet alleen zien wat nog ontbreekt: ze inspireren ook tot innovatie omdat ze vaak nieuwe ideeën voor producten en procesverbeteringen opleveren. Denk aan het integreren van technologieën als AI, IoT en edge computing in bedrijfsprocessen. Of aan het bouwen en inrichten van een toekomstbestendige IT-infrastructuur met de juiste koppelingen tussen verschillende systemen en applicaties. 

Verder voorkomt een gedegen blauwdruk natuurlijk dé nachtmerrie en frustratie die op de loer ligt bij een groot IT-project: pas in een laat stadium, als er al veel geld en tijd geïnvesteerd is in de software, tot de conclusie komen dat het resultaat niet overeenkomt met uw verwachtingen, wensen en doelen.

Een heldere blauwdruk met dito fit-gap-analyse is ook nuttig voor bedrijven die van een verouderde versie over willen gaan naar de nieuwste release van de software. De analyse maakt namelijk duidelijk in welke mate functionaliteiten overeenkomen en of de nieuwe softwareversie uw processen ondersteunt. 

Meer weten?

Wilt u meer weten over de blauwdruk en de manieren waarop we uw ERP-software naar een hoger niveau kunnen tillen? Ons salesteam helpt u graag verder! Laat uw contactgegevens achter en wij behandelen uw vraag zo spoedig mogelijk.